Koszty i nakład na wdrożenie/integrację
- Przejście na e-faktury w KSeF często wymaga instalacji lub aktualizacji oprogramowania księgowego, a także integracji z API systemu. Dla wielu małych podmiotów – szczególnie tych, które dotychczas działały „na papierze” lub PDF-ach — to konkretne koszty.
- Poza zakupem/dostosowaniem systemów może być potrzebne dodatkowe szkolenie personelu — co generuje zarówno koszty, jak i czas.
Złożoność techniczna i obsługi systemu
- Faktury muszą być wystawiane w określonym, ustrukturyzowanym formacie (XML/e-faktura), co — przy braku doświadczenia — może być trudne dla mniejszych firm.
- W KSeF faktury raz wystawione nie da się po prostu edytować ani anulować — ewentualna korekta wymaga wystawienia faktury korygującej. To ogranicza elastyczność w porównaniu z tradycyjnymi fakturami czy PDF-ami.
- Jeśli firma nie zintegrowała systemu prawidłowo albo zrobi to niedbale — istnieje ryzyko, że faktura zostanie odrzucona, co generuje dodatkowe obowiązki i może prowadzić do opóźnień.
Uzależnienie od stabilności systemu i ryzyko awarii
- Ponieważ faktury muszą być przesyłane przez centralny system — jeśli system uległ awarii, jest przeciążony albo niedostępny — wystawienie faktury może być utrudnione lub niemożliwe, co z kolei może zablokować możliwość rozliczenia czy zapłaty.
- W przeszłości wskazywano na problemy z architekturą systemu — wkalkulowano koszty i budowę infrastruktury, co już wcześniej wzbudzało obawy co do stabilności i niezawodności.
Ryzyko naruszenia prywatności, danych i tajemnicy przedsiębiorstwa
- Faktury zawierają wrażliwe informacje finansowe — w przypadku niewystarczającego zabezpieczenia istnieje ryzyko wycieku danych, nadużyć lub naruszenia prywatności firm.
- Przedsiębiorcy zwracają uwagę, że centralizacja danych (na systemie rządowym) może naruszać tajemnicę firmy — to dla niektórych jest powodem do obaw.
Problemy dla małych firm i mikroprzedsiębiorców — brak zasobów i know-how
- Według badań sporo firm — zwłaszcza mikro i małych — deklaruje, że jeszcze nie jest przygotowanych na KSeF lub dopiero planuje działanie.
- Brak doświadczenia, niewielka ilość faktur, ograniczona kadra księgowa — wszystko to może sprawić, że adaptacja do systemu będzie trudna lub niestabilna.
Niejasności prawne, regulacyjne i organizacyjne
- Dla niektórych branż (np. tych, które wystawiają dużą liczbę faktur lub mają nietypowy profil) istnieją wątpliwości co do interpretacji przepisów — co dziś, przy szybko zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym, stwarza niepewność.
- Problemem jest również brak wystarczającego środowiska testowego: wiele firm nie miało możliwości sprawdzić, jak działa KSeF „na sucho” przed obowiązkowym startem — co zwiększa ryzyko błędów przy faktycznym wdrożeniu.
Dlaczego dla gabinetów medycznych te zagrożenia mogą mieć duże znaczenie?
Jeśli prowadzisz prywatną praktykę lekarską lub gabinet — prawdopodobnie:
- nie masz dużego działu księgowego ani rozbudowanych systemów IT,
- wystawiasz stosunkowo niewiele faktur, ale ważne jest, by każda była poprawna i zgodna z terminami,
- chcesz skupić się na pacjentach, a nie na dokumentach.
W takiej rzeczywistości koszty, czas na naukę nowego systemu, ryzyko odrzucenia faktury albo awarii mogą być znacznym obciążeniem. Zwłaszcza jeśli jednocześnie dbasz o regularność usług i terminowość rozliczeń.
Dlatego wiele małych firm medycznych może odczuć nową rzeczywistość KSeF jako duże wyzwanie — i przy dobrej organizacji albo wsparciu z zewnątrz (np. biura rachunkowego) przejście to będzie dużo łatwiejsze.
Źródła
https://www.pb.pl/w-oczekiwaniu-na-e-faktury-coraz-wiecej-firm-jest-gotowych-ale-niektore-nadal-maja-problem-z-ksef-1248910
https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/7470854,list-do-wladzy-w-sprawie-ksef-w-2026-r-prof-modzelewski-dajcie-podatnikom-mozliwosc-zrezygnowania-z-obowiazku-stosowania-ksef-przy-wystawianiu-i-odbieraniu-faktur-va.html

Autor
Sylwia Kuc

