blog_v1_10_05_2022
Strona Główna / Blog – Księgowość Medyczna / Główne ryzyka i wyzwania związane z KSeF

Koszty i nakład na wdrożenie/integrację

  • Przejście na e-faktury w KSeF często wymaga instalacji lub aktualizacji oprogramowania księgowego, a także integracji z API systemu. Dla wielu małych podmiotów – szczególnie tych, które dotychczas działały „na papierze” lub PDF-ach — to konkretne koszty.
  • Poza zakupem/dostosowaniem systemów może być potrzebne dodatkowe szkolenie personelu — co generuje zarówno koszty, jak i czas.

Złożoność techniczna i obsługi systemu

  • Faktury muszą być wystawiane w określonym, ustrukturyzowanym formacie (XML/e-faktura), co — przy braku doświadczenia — może być trudne dla mniejszych firm.
  • W KSeF faktury raz wystawione nie da się po prostu edytować ani anulować — ewentualna korekta wymaga wystawienia faktury korygującej. To ogranicza elastyczność w porównaniu z tradycyjnymi fakturami czy PDF-ami.
  • Jeśli firma nie zintegrowała systemu prawidłowo albo zrobi to niedbale — istnieje ryzyko, że faktura zostanie odrzucona, co generuje dodatkowe obowiązki i może prowadzić do opóźnień.

Uzależnienie od stabilności systemu i ryzyko awarii

  • Ponieważ faktury muszą być przesyłane przez centralny system — jeśli system uległ awarii, jest przeciążony albo niedostępny — wystawienie faktury może być utrudnione lub niemożliwe, co z kolei może zablokować możliwość rozliczenia czy zapłaty.
  • W przeszłości wskazywano na problemy z architekturą systemu — wkalkulowano koszty i budowę infrastruktury, co już wcześniej wzbudzało obawy co do stabilności i niezawodności.

Ryzyko naruszenia prywatności, danych i tajemnicy przedsiębiorstwa

  • Faktury zawierają wrażliwe informacje finansowe — w przypadku niewystarczającego zabezpieczenia istnieje ryzyko wycieku danych, nadużyć lub naruszenia prywatności firm.
  • Przedsiębiorcy zwracają uwagę, że centralizacja danych (na systemie rządowym) może naruszać tajemnicę firmy — to dla niektórych jest powodem do obaw.

Problemy dla małych firm i mikroprzedsiębiorców — brak zasobów i know-how

  • Według badań sporo firm — zwłaszcza mikro i małych — deklaruje, że jeszcze nie jest przygotowanych na KSeF lub dopiero planuje działanie.
  • Brak doświadczenia, niewielka ilość faktur, ograniczona kadra księgowa — wszystko to może sprawić, że adaptacja do systemu będzie trudna lub niestabilna.

Niejasności prawne, regulacyjne i organizacyjne

  • Dla niektórych branż (np. tych, które wystawiają dużą liczbę faktur lub mają nietypowy profil) istnieją wątpliwości co do interpretacji przepisów — co dziś, przy szybko zmieniającym się otoczeniu regulacyjnym, stwarza niepewność.
  • Problemem jest również brak wystarczającego środowiska testowego: wiele firm nie miało możliwości sprawdzić, jak działa KSeF „na sucho” przed obowiązkowym startem — co zwiększa ryzyko błędów przy faktycznym wdrożeniu.

Dlaczego dla gabinetów medycznych te zagrożenia mogą mieć duże znaczenie?

Jeśli prowadzisz prywatną praktykę lekarską lub gabinet — prawdopodobnie:

  • nie masz dużego działu księgowego ani rozbudowanych systemów IT,
  • wystawiasz stosunkowo niewiele faktur, ale ważne jest, by każda była poprawna i zgodna z terminami,
  • chcesz skupić się na pacjentach, a nie na dokumentach.

W takiej rzeczywistości koszty, czas na naukę nowego systemu, ryzyko odrzucenia faktury albo awarii mogą być znacznym obciążeniem. Zwłaszcza jeśli jednocześnie dbasz o regularność usług i terminowość rozliczeń.

Dlatego wiele małych firm medycznych może odczuć nową rzeczywistość KSeF jako duże wyzwanie — i przy dobrej organizacji albo wsparciu z zewnątrz (np. biura rachunkowego) przejście to będzie dużo łatwiejsze.

Źródła

https://www.pb.pl/w-oczekiwaniu-na-e-faktury-coraz-wiecej-firm-jest-gotowych-ale-niektore-nadal-maja-problem-z-ksef-1248910

https://ksiegowosc.infor.pl/wiadomosci/7470854,list-do-wladzy-w-sprawie-ksef-w-2026-r-prof-modzelewski-dajcie-podatnikom-mozliwosc-zrezygnowania-z-obowiazku-stosowania-ksef-przy-wystawianiu-i-odbieraniu-faktur-va.html

Główne ryzyka i wyzwania związane z KSeF

Autor
Sylwia Kuc