
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które zmieni sposób wystawiania i przechowywania faktur przez przedsiębiorców. Od 2026 roku korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe – również dla lekarzy prowadzących prywatne praktyki i gabinety. Warto już teraz zrozumieć, co to oznacza w praktyce, by uniknąć chaosu tuż przed wejściem przepisów w życie.
Czym jest KSeF?
KSeF to centralny, elektroniczny system do wystawiania i odbierania faktur. Każdy dokument jest wysyłany do systemu Ministerstwa Finansów, gdzie otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny. Faktura uzyskuje status „wystawionej” w momencie przyjęcia jej przez system.
W praktyce oznacza to koniec papierowych i mailowych faktur – wszystko odbywa się on-line, a przedsiębiorca nie musi już sam archiwizować dokumentów.
Czy KSeF dotyczy lekarzy zwolnionych z VAT?
Tak. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie również lekarzy, którzy są zwolnieni z VAT ze względu na charakter świadczonych usług (np. świadczenia medyczne służące profilaktyce i leczeniu). Zwolnienie z podatku nie oznacza zwolnienia z obowiązku fakturowania.
Każdy lekarz prowadzący działalność gospodarczą, który wystawia faktury (np. dla firm, instytucji czy pacjentów), będzie musiał korzystać z systemu KSeF.
Jak się przygotować?
Przygotowanie do KSeF warto potraktować jako proces. Obejmuje on kilka kroków:
- Weryfikacja programu do fakturowania – system, z którego korzystasz, powinien być zgodny z KSeF i umożliwiać wysyłkę dokumentów bezpośrednio do Ministerstwa Finansów.
- Nadanie uprawnień – właściciel gabinetu lub pełnomocnik musi uzyskać dostęp do KSeF, a następnie przyznać go osobom wystawiającym faktury (np. księgowej).
- Testy systemu – Ministerstwo Finansów udostępnia środowisko testowe, dzięki któremu można bezpiecznie sprawdzić, jak działa proces wystawiania faktury w KSeF.
- Szkolenie personelu – osoby zajmujące się rozliczeniami powinny wiedzieć, jak poprawnie generować i przesyłać faktury, a także jak reagować w razie błędów.
KSeF w praktyce lekarza
Wyobraźmy sobie sytuację: lekarz prowadzi praktykę, współpracuje z kilkoma firmami medycznymi i wystawia im faktury cykliczne. Dzięki KSeF nie musi już przesyłać ich mailem – system sam udostępni dokument kontrahentowi. W razie kontroli skarbowej nie trzeba też gromadzić segregatorów – wszystkie faktury są dostępne on-line.
To duże uproszczenie, ale również odpowiedzialność. Dane pacjentów i kontrahentów muszą być wprowadzane z najwyższą starannością – błędne wpisanie NIP-u czy kwoty może skutkować problemami przy rozliczeniach.
Kiedy warto wdrożyć KSeF?
Choć obowiązek zacznie obowiązywać dopiero od 1 lutego 2026 roku, nie warto czekać do ostatniej chwili. Im wcześniej przetestujesz system, tym łatwiej unikniesz błędów. Warto potraktować ten czas jako okres próbny, w którym można spokojnie wdrożyć procedury i skonsultować się z biurem księgowym.
Podsumowanie
KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale i szansa na uproszczenie pracy w gabinecie lekarskim. Wymaga jednak wcześniejszego przygotowania – zarówno technicznego, jak i organizacyjnego.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć KSeF bez stresu, skontaktuj się z zespołem Medicaltax – pomożemy Ci przejść przez cały proces krok po kroku.
Źródła
https://mk.rp.pl/blog/od-kiedy-obowiazkowy-ksef-z-krajowego-systemu-e-faktur-przedsiebiorcy-beda-korzystac-juz-od-1-lutego-2026-r-jeszcze-tylko-pol-roku-na-wdrozenie-ksef/

Autor
Sylwia Kuc
